Saber administrar suas horas é indispensável para uma rotina realmente produtiva, que, além de alta execução, inclua tempo livre para lazer ou outras atividades. Algumas ferramentas podem ajudar nessa jornada.
Gestão do tempo
Gestão do tempo, ou gerenciamento do tempo, basicamente é a prática de administrar o tempo disponível para cumprimento do que é necessário. Ao invés de, por exemplo, não pensar sobre ele e apenas executar, gestão do tempo é ativamente organizar de forma a otimizá-lo.
Com a velocidade das relações e atividades atual, gerir seu tempo é uma forma de garantir o cumprimento das tarefas e momentos alternativos, como destinados a lazer.
Dica: uma forma simples de começar a se atentar a isso é listar todas as tarefas e atividades previstas em um dia, estipular o tempo que levará para cumpri-las e organizá-las em um caderno ou agenda. Ordenar por prioridade é uma boa aqui também.
Gerenciar tempo no trabalho – desenvolva a concentração
No trabalho, gerenciar seu dia garante que, além do previsto, você consiga fazer análises mais complexas e, possivelmente, se destacar pela proatividade e aumento de responsabilidade.
Abaixo listamos algumas ferramentas que ajudam, mas um dos pontos a se trabalhar, nesse contexto, é a concentração. A falta dela pode fazer com que qualquer técnica seja inefetiva.
Para desenvolver a sua concentração, estipule um tempo para o trabalho sem interrupções e cumpra-o. Se parece difícil, comece determinando intervalos curtos. A técnica Pomodoro é ótima para o início.
Não se esqueça de controlar interferências tecnológicas. Desative notificações, bloqueie redes sociais e agende um tempo livre para checá-las. Literalmente: marque na sua agenda 5 minutos de pausa para olhar o Instagram, por exemplo.
Gerenciar tempo de estudo – “compre” a responsabilidade
A importância de gerir o tempo extrapola o âmbito profissional: se boa parte das suas tarefas são ligadas a estudo, é preciso gerenciar o tempo dedicado a ele também. Aqui, no entanto, apesar da concentração ser também um desafio, as circunstâncias se diferem e uma delas pode ser um desafio extra para alguns.
O fato de que não há uma responsabilização externa direta – como um projeto com prazo estipulado pelo seu chefe – pode significar mais chances de procrastinação para alguns.
Ferramentas de gerenciamento de tempo
Método Getting Things Done
Getting Things Done (GTD) é uma metodologia de gerenciamento de tempo e produtividade bastante conhecida, que dá o nome a um livro de David Allen (em português, a “A arte de fazer acontecer – O método GTD”), que é seu idealizador.
Basicamente, seu objetivo é tirar o que está na cabeça, para deixá-la livre e também incentivar a execução. A GTD prevê cinco passos grandes – que podem possuir subdivisões:
- Capturar – coletar o que precisa da sua atenção: utilize qualquer forma de registro, como uma gravação de áudio, nota em um caderno, de tudo que chama ou precisa da sua atenção (tarefas, ideias, projetos, etc.)
- Clarificar – explicar o que significa: é algo em que você pode agir? Se não, elimine a “coisa” ou arquive-a como referência. Se levaria menos de dois minutos para ser feita, faça-a imediatamente. E, se for levar mais tempo, delegue-a ou coloque em uma lista para depois.
- Organizar – coloque no “lugar certo”: crie listas apropriadas para cada classe de atividade e, nesta etapa, divida as atividades entre elas.
- Revise – reflita sobre com frequência: olhe para as suas listas com a frequência necessária para saber o que fazer em seguida, mas também limpe-a e atualize-a, quando precisar.
- Execução – “apenas faça”: utilize seu sistema como base para realmente agir
Matriz de gerenciamento de tempo
Acumular atividades pode dispersar e favorecer a procrastinação, além de tornar a rotina mais cansativa. A matriz de gerenciamento de tempo é uma ferramenta visual que ajuda a priorizar e administrar as horas do dia de acordo com o que realmente importa.
A ferramenta, também conhecida como Matriz de Eisenhower (já discutimos sobre ela aqui na página, em técnicas de estudo), envolve uma grade simples, com quadro quadrantes:
- Importante e urgente
- Importante, mas não urgente
- Não importante, mas urgente
- Não importante e não urgente
É importante saber diferenciar entre importante e urgente: o que tem um prazo curto é urgente, importante é o que realmente vai ter resultados e te levar para mais perto de algum objetivo.
Assim como a imagem mostra, a ideia é que você deve priorizar o que está no primeiro quadrante (importante e urgente) e programar as tarefas do segundo. No terceiro, em relação ao que não é importante mas é urgente, se puder, delegue. E tente eliminar do seu dia o que está no quarto, já que não é importante para sua rotina e nem urgente.
Técnica 5W2H
A metodologia 5W2H se baseia na resposta de 7 perguntas – representadas pelo 5W e 2H do seu nome. Seu objetivo é avaliar a importância e fomentar o início de qualquer projeto.
5W:
- What? (o que será feito?)
- Why? (por que será feito?)
- Where? (onde será feito?)
- When? (quando?)
- Who (por quem será feito?)
2H:
- How (como será feito?)
- How much (quanto vai custar?)
Respondendo as questões, você já tem o passo inicial para começar, de fato, o trabalho. A técnica ajuda no gerenciamento do tempo na medida em que evita a procrastinação e determina uma data para finalizar o trabalho. Daí, basta dividir quebrar a sua responsabilidade em micro-objetivos e dividi-los durante os dias até o prazo final.
Texto na íntegra: https: //www.napratica.org.br/gerenciamento-de-tempo-ferramentas-dicas/
